INSTITUTO DEPARTAMENTAL

DE RECREACIÓN Y DEPORTES

DE SANTANDER

Indersantander, pone en conocimiento la política de protección de datos personales en virtud de lo consagrado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, aplicado a todo dato personal que hayan sido suministrado o que se suministre a Indersantander.

 

Consideraciones

 

Indersantander, en su proceso de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI bajo el marco de la norma ISO 27001, aplica y da cumplimiento a la normatividad vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

Como parte del Sistema de Gestión basado en ISO 27001, desarrolló las políticas de seguridad tendientes a proteger los activos de información entre ello la protección de datos personales.

Atendiendo la norma, Indersantander, en pro de mejorar su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI, ha generado una política para aplicar al tratamiento y protección de datos de carácter personal.

Los funcionarios(as) y contratistas de Indersantander, deben, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones de carácter legal que aplica la entidad respecto al manejo de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los usuarios, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1266 de 2008, ley 1273 de 2009, ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás disposiciones complementarias.

Política de protección de datos personales

1. Responsable del tratamiento:

Indersantander

2. Alcance de la política de protección de datos personales:

La política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Indersantander, incluso aquella información que haya sido obtenida o recolectada con anterioridad a la Ley 1581 de 2012 y cualquier otro dato que sea susceptible de ser tratado por Indersantander

Los términos más relevantes de esta política:

Autorización: Consentimiento expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).

Datos sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del titular o la potencialidad de generar su discriminación.

Datos públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, incluyendo pero sin limitar, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

Transferencia de datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3. Tratamiento de los datos personales por parte de Indersantander:

Indersantander, en el desarrollo de su misión, actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, podrá solicitar, consultar, compartir, informar, reportar, procesar, modificar, actualizar, aclarar, compilar, sustraer, ofrecer, enviar, intercambiar, adquirir, retirar, divulgar, obtener, transferir, transmitir, almacenar, utilizar, recolectar, usar, circular, suprimir, en general y en adelante, dar tratamiento, a datos personales de los ciudadanos que requieren servicios propios de Indersantander, funcionarios(as), proveedores y contratistas.

 4. Efectos de la autorización:

Para todos los efectos, se entiende que la autorización por parte de los titulares a favor de Indersantander, para el suministro y/o tratamiento de sus datos personales, realizada a través de sus sitios web o por medio de cualquier canal adicional, físico, telefónico, electrónico, o personal, implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente política y de manera voluntaria, el titular y/o sus representantes, según sea el caso le concede(n) a Indersantander, su autorización para que utilice dicha información personal conforme a las estipulaciones mencionadas.

 

5. Autorización:

El usuario declara haber recibido explicación o haber o consultado la presente política, obligándose a leerla, conocerla y consultarla en desarrollo del derecho que le asiste como titular de datos personales, sin perjuicio de haber recibido de parte de Indersantander, una clara, cierta y adecuada ilustración respecto de la misma, la cual además se ha puesto a su disposición en la página web de Indersantander, www.Indersantander.gov.co en consecuencia, el usuario manifiesta que acepta en su integridad la presente política, y autoriza a Indersantander, para que obtenga y le de tratamiento a sus datos personales, de acuerdo con los siguientes parámetros de uso:

5.1. Si el usuario no está de acuerdo con la presente política, no podrá suministrar información alguna que deba registrarse en una de las bases de Datos de Indersantander, Por tanto, dicho usuario, deberá abstenerse de hacer uso de los servicios que ofrece Indersantander, que hagan necesario el suministro de información por parte suya.

5.2. Indersantander, mantiene parámetros de seguridad y buen uso de los datos personales apropiados y acordes con la normativa que le rige como Entidad pública, en consecuencia, les dará a los mismos los usos adecuados para mantener la confidencialidad requerida de acuerdo con lo establecido en esta política y en la legislación vigente.

5.3. Los datos personales tratados por Indersantander, podrán ser transferidos o transmitidos a Entidades que pertenezcan directa o indirectamente para llevar a cabo los usos y finalidades autorizadas por los usuarios para el desarrollo de las funciones propias de la Entidad, y prestar los servicios que puedan cumplir con la misión y que exista autorización legal para suministrar datos personales a un tercero. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías del ciudadano, de conformidad con lo previsto en la ley.

5.4. Indersantander, podrá utilizar proveedores de servicios y/o procesadores de datos que trabajen en su nombre, incluyendo, contratistas, delegados, outsorcing, tercerización o aliados, con el objeto de desarrollar servicios de alojamiento de sistemas, de mantenimiento, servicios de análisis, servicios de mensajería por email, servicios de entrega, entre otros. En consecuencia, el usuario entiende y acepta que mediante la presente autorización faculta a estos terceros, para acceder a su información personal, en la medida en que así lo requieran para la prestación de sus servicios. Sin perjuicio de lo anterior, se precisa que tanto los funcionarios(as) de la Entidad como las entidades competentes protegen en todos los eventos, la confidencialidad de la Información personal a su cargo.

5.5. Indersantander, podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para crear o complementar sus bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente política, con las salvedades contenidas en la ley.

6. Finalidades de la Autorización:

A los datos personales que le sean suministrados a Indersantander, se les dará un tratamiento conforme a una o algunas de las siguientes finalidades:

6.1. Compartir con las entidades competentes la información, para el desarrollo de sus funciones o para complementar o enriquecer la prestación de los servicios de Indersantander

6.2. Dar tratamiento en medios físicos, digitales o por cualquier medio, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de Indersantander

6.3. Registrar y administrar dentro de sus bases de datos la información adquirida en virtud de la relación existente entre el usuario y Indersantander, de acuerdo a la naturaleza jurídica de dicha relación (laboral, civil, comercial, etc).

6.4. Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales.

7. Información Personal Recolectada:

La Información Personal que Indersantander, puede recolectar y someter a tratamiento es la siguiente:

7.1. Nombre completo del titular de la información.

7.2. Identificación.

7.3. Fecha de nacimiento.

7.6. Domicilio.

7.7. Dirección para notificación.

7.8. Teléfonos de contacto.

7.9. Correo electrónico.

7.10. Identidad de género.

8. Deberes de Indersantander, cuando actúe como responsable del tratamiento:

Sin perjuicio de lo contenido en la ley, son deberes de Indersantander, en calidad de responsable del tratamiento, los siguientes:

8.1. Garantizar al ciudadano, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

8.2. Solicitar y/o conservar, la respectiva autorización otorgada por el titular.

8.3. Informar debidamente a el titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

8.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.5. Garantizar que la información a la que se le de tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Rectificar si es del caso.

8.6. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de el titular.

8.7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

8.8. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte de el titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

8.9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

8.10. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de el titular.

9. Derechos del titular de la información personal:

El titular de la información personal suministrada a Indersantander, tendrá los siguientes derechos:

9.1. Conocer, actualizar y rectificar su información personal gratuitamente.

9.2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a Indersantander

9.3. Ser informado respecto al uso que se le ha dado a su información personal.

9.4. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los usos y finalidades autorizados.

9.5. Presentar consultas y reclamos referentes a la información personal.

 

 

10. Seguridad de la información y reserva de la información personal:

La información personal no será destinada a uso o finalidades distintas a las establecidas en la presente política, razón por la cual Indersantander, procurará proteger la privacidad de la información personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de el titular, según lo estipulado en la ley.

Indersantander, se encuentra eximida de responsabilidad, frente a las obligaciones adquiridas a través del presente aviso de privacidad, cuando por cualquier circunstancia una autoridad competente solicita sea revelada la información personal, para actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a cualquier tipo de obligación, proceso , investigación, persecución, o actualización de datos o acción de interés público. La presente política permanecerá mientras el dato se encuentre en las bases de datos de Indersantander, y no sea de dominio público.

11. Tratamiento de datos personales de menores de edad:

11.1. En aplicación de lo establecido en la ley, Indersantander, procederá a efectuar el tratamiento de la Información personal; de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.

11.2. En todos los eventos en los que se requiera darle tratamiento a la información personal de menores de edad, Indersantander, obtendrá la autorización de sus representantes legales, que para este efecto son el padre y/o madre o tutor.

12. Procedimiento de consulta, rectificación y reclamos:

12.1. Consulta: Las consultas y solicitudes deben ser dirigidas por el titular a través de cualquier medio y a cualquiera de los contactos que se señalan más adelante, y serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas por cualquier medio de comunicación. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que el titular presente podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.

12.2. Rectificaciones y Reclamos: Cuando el titular de la información o sus causahabientes consideren que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de Indersantander, de sus deberes en materia de protección de datos personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente política, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:

12.3. Presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico

12.4. Indersantander, resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo.

 

 

 

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